ビジネスメールでは、基本的に一つの話題に集中して書くのが好ましいとされています。
でも、実際の仕事では、一通のメールで複数の内容について話さなければならないことがよくあります。
そんなとき、どうすれば読み手にとってわかりやすく、失礼にならずに話題を切り替えることができるのでしょうか。
この記事では、相手との関係を大切にしながら、自然な流れで話題を変える方法をやさしく説明していきます。
「話は変わりますが」というフレーズの使い方は適切？
ビジネスシーンでは、メールでの言葉選びがとても大切になります。
特に、話題を切り替えるときに使う言葉には注意が必要です。
「話は変わりますが」というフレーズは、会話の中ではよく使われる表現ですが、ビジネスメールでもそのまま使っていいのでしょうか。
このフレーズは便利で分かりやすいため、多くの人に使われていますが、少しカジュアルすぎると感じる人もいるかもしれません。
「話は変わりますが」はビジネスの場にふさわしい？
「話は変わりますが」は、話の流れを明確に変えたいときにとても便利な言い方です。
けれども、相手によっては少しくだけた印象を持つこともあります。
そのため、目上の方や取引先など、丁寧な対応が求められる場合には、もう少しフォーマルな表現を選んだほうがよいでしょう。
より丁寧な代替表現
以下の表現は、ビジネスメールの中でより丁寧に話題を切り替えるのに役立ちます。
| カジュアルな表現 | フォーマルな代替表現 |
|---|---|
| 話は変わりますが | 別件になりますが |
| ― | 次の議題に移らせていただきますが |
| ― | 別の話題に触れさせていただきますが |
| ― | お話を変えさせていただきますが |
使う場面や相手との関係性に応じて、自然に使い分けられると、より印象の良いメールになります。
メールで話題を切り替える3つの方法
一通のメールで複数の話題に触れるときには、相手が混乱しないように工夫することが大切です。
スムーズに話を切り替えるには、いくつかの方法があります。
ここでは、代表的な3つの方法をご紹介します。
① フレーズを使って直接的に話題を切り替える
たとえば、「別件ですが」や「話は変わりますが」など、はっきりとしたフレーズを使えば、話題が変わることがすぐに伝わります。
これらの表現はとても分かりやすく、時間がないときや簡潔に伝えたいときに特に効果的です。
② 接続詞を用いてスムーズに流れをつくる
もう少しやわらかく話題を変えたい場合には、「さて」「次に」「ところで」などの接続詞を使うのが良いでしょう。
これらの言葉は、自然な流れの中で話題を変えるときに役立ちます。
また、「また」という言葉は、内容がつながっているときに情報を付け加えるのにも便利です。
③ メールの冒頭で複数のテーマがあることを明示する
最初に「本日は二つの件についてお知らせします」などと伝えることで、話題が複数あることをあらかじめ知らせる方法もあります。
このようにすれば、メールの途中で話が変わっても、相手は戸惑うことなく読み進められます。
話題を変えるときに意識したい重要なポイント
ただ単に言葉を挿入するだけではなく、相手が読みやすく感じる工夫をすることも大切です。
丁寧な印象を与えるには、以下の点を心がけましょう。
新しい話題の背景や意図を明確にする
なぜこの話題を今伝えるのか、どんな目的があるのかを一言そえるだけで、相手の理解度はぐっと高まります。
話の流れも自然に感じられ、メール全体が読みやすくなります。
話題をきちんと区切る
今までの話を一度しっかりと締めくくってから、新しい内容に移るようにすると、読み手に優しい構成になります。
急に話が変わると混乱の原因になるため、話題ごとに段落を分けたり、区切りを入れたりすると良いでしょう。
別メールに分けるという選択肢
一つのメールでたくさんの話題を詰め込むと、読み手が混乱してしまうこともあります。
内容がそれぞれ独立していて、関係が薄い場合や、説明が長くなりそうな場合は、思い切ってメールを分けるのもおすすめです。
そうすることで、それぞれのメールの目的が明確になり、読みやすくなります。
丁寧な使い方と実例：話は変わりますが
「話は変わりますが」という表現は、実際のビジネスメールでもよく使われています。
ただし、前後の文脈に注意しながら、丁寧な印象を損なわないように使うことが大切です。
以下の表現を活用すると、より礼儀正しく伝えることができます。
| 丁寧な表現例 |
|---|
| お話を変えさせていただきますが |
| 別の話題に移りますが |
| さて、 |
| 別の件についてですが |
使用例文
先日はプロジェクトの詳細に関する情報をお送りいただき、誠にありがとうございました。
添付の月次報告書をご確認いただけますと幸いです。
今月の進捗は非常に順調で、チーム一同の努力が成果に結びついていることが明確に見て取れます。
話は変わりますが、来月から始動予定の新プロジェクトについてご提案があります。
このプロジェクトは今後の市場拡大にとって重要な柱となる可能性があり、事前に皆さまのご意見を伺いたいと考えております。
次回の定例会議で概要をご説明させていただきたく、ご予定をお知らせいただけますと幸いです。
まとめ：話題転換をスマートに行うためのヒント
「話は変わりますが」という表現は、正しく使えばビジネスメールでも十分に活用できる便利な言い回しです。
しかし、よりスムーズに、そして丁寧に話題を切り替えるためには、以下のポイントを押さえておくと安心です。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 話題の目的を明確にする | 新しい話題に移る理由や背景を簡潔に伝えることで、流れがスムーズになります。 |
| メールの構成を整理する | ひとつの話題が終わったら明確に区切りを入れて、新しい話題へつなぐと読みやすくなります。 |
| 話題の関連性を示す／明示する | 関連性があるなら説明を加え、無関係であればそれを明確にすることで混乱を防げます。 |
| 場合によっては別メールにすることも検討 | 内容が大きく異なる場合は、別のメールとして送ることで読み手の負担を軽減できます。 |
上記のポイントをうまく使うことで、あなたのビジネスメールはより丁寧で伝わりやすくなり、信頼感のあるコミュニケーションを実現できます。
