レターパックは全国どこでも同じ料金で利用できるとても便利な配送サービスです。
特に書類や小さな荷物を送る際にコストパフォーマンスが良く、広く利用されています。
ただ、送り主の情報を記入するときに「様」の扱いについて迷うことも少なくありません。
ビジネスシーンでは特に、「様」を省略することが礼儀とされることがあります。
この記事では、「様」を省略するべき理由と正しい省略方法について詳しく説明します。
個人利用とビジネス利用での違い、一般的な郵便マナーについても触れていますので、是非参考にして、相手に敬意を表しながら効果的にコミュニケーションを取ってください。
レターパックで送信者の「様」を消す理由
レターパックでは、通常、差出人と受取人の名前の後に「様」という敬称が付けられます。
これは、郵便サービスが送り手と受け手を同様に尊重するための慣習です。
結果として、双方の名前に自動的に「様」が加えられることになります。
ただし、ビジネスの場で送信者の名前に「様」が付くと、不適切と感じられることがあります。
これは送信者が自分自身に敬称を使用しているように見え、受取人にとっては不自然に感じるためです。
そのため、ビジネスでの文書送付時には、送信者名から「様」を削除することが適切なマナーとされています。
ビジネス文書で敬称「様」を削除すべき理由
ビジネスシーンで相手への敬意を示すことは極めて重要です。
文書や物品の質、細部へのこだわりが企業間の信頼構築に寄与します。
例えば、差出人名に不必要に「様」が付加されていると、相手に「この会社は基礎的なマナーを理解していない」との印象を与えかねません。
故に、ビジネス文書では敬称「様」を適切に削除し、相手にプロフェッショナルで礼儀正しい姿勢を示すことが推奨されます。
このような細かい気配りは日本のビジネス文化で特に評価され、スムーズな関係構築のために不可欠です。
プライベートな使い方での「様」敬称の柔軟な対応について
個人間でのコミュニケーションにおいて、ビジネスの場合のような厳格なルールは必要ありません。
たとえば、友人や家族へのプライベートの場合、差出人の名前に「様」が付いていても問題はほとんどないでしょう。
それでも、敬称を外すことで、相手への思いやりを示せる場合があります。
贈り物や個人的な手紙を送る際には、差出人の「様」を省くことで、さらに心を込めた印象を与えることができます。
このような細かな心配りが相手にポジティブな印象を与え、個人的な関係を強化する手助けとなります。
「様」敬称の削除技術とその詳細な方法
差出人の情報に付加された「様」を削除する手順を以下に紹介します。
手順と詳細:
- 黒インクのペンを使用し、定規を使って直線の二重線を引いてください。こうするときちんとした印象を与えることができます。
- 二重線は縦、横、斜めのいずれでも可能ですが、文書全体のバランスを考慮して選んでください。
- 線を引く際には、テキストが読みにくくならないよう注意が必要です。特にビジネス文書では、この部分の処理が印象に大きく影響します。
その他の敬称の取り扱い
レターパックなどの書類で見られる「おところ」や「ご依頼主」といった敬称も、ビジネス使用時には同様に削除されることが一般的です。
基本的には黒いペンで二重線を引いて削除します。
また、住所や氏名は省略せず、正式な形式で記述することが推奨されます。
これにより郵便物の信頼性が高まります。
「様」を「御中」に変更する際のポイント
宛先が企業や部署の場合は、「様」ではなく「御中」を使用することが適切です。
既に印刷されている「様」には黒いペンで二重線を引き、隣に「御中」を追記します。
これにより、相手に対して適切な敬意を示すことが可能です。
返信用レターパックの正しい準備方法
ビジネスで文書をやり取りする際、返信用レターパックを用意しておくと交流がスムーズになります。
返信用レターパックを準備する手順は以下のとおりです。
- 住所、名前、電話番号などの自分の情報を正確に記入してください。
- 差出人名の部分には通常の「様」ではなく、「行」を使用します。
- レターパックを折りたたんで、宛名が外側に見えるようにして、送る荷物と一緒に同封します。
これにより、受取人は返信をしやすくなるため、効率的で円滑なコミュニケーションを実現することができます。
レターパックの種類と選び方
レターパックには、「レターパックライト」と「レターパックプラス」という2種類あります。
各種の特徴、配送方法、および料金は以下の通りです：
- レターパックライトは厚さ3cmまで収まる内容物を郵便受けに配達でき、配送料は430円です。
- レターパックプラスは厚さに制限がなく、受取人と直接対面して署名が必要で、料金は600円です。
送る内容物や用途に合わせて、これらのタイプから選ぶことで、コストを効果的に抑えつつ必要な配送が可能です。
まとめ
レターパックを使用する際には、敬称の扱いを含めたさまざまな配慮が求められます。
これらのエチケットを遵守することで、相手に対する尊敬を示し、信頼を築く基盤となります。
特にビジネスの場では、プロフェッショナルな態度が関係を強化する助けとなります。
個人的な利用や日常の郵送においても、細部にわたる気配りが重要です。
これらの注意深いマナーを実践することで、レターパックの利用がより有効となり、スムーズなコミュニケーションが促されます。
